A Importância das Medidas Ágeis para a Adequação dos Processos na Gestão de Dados Hospitalares
Ao final de 2019 nós na SPDATA tínhamos a certeza de que o novo ano seria de grandes desafios, muito aprendizado e também de mudanças importantes em nossa forma de trabalho. Naquele momento reescrevemos nossos projetos, com mudanças importantes na composição das equipes e reorganização de processos. Tudo estava planejado para uma jornada de desafios e crescimento.
No entanto, as mudanças para as quais nos planejamos foram acrescidas de um elemento transformador, com força suficiente para alterar relações comerciais em todos os negócios e de proporções globais. A pandemia do COVID-19 superou qualquer previsão de risco, ameaça ou condições outras que pudéssemos ter previsto em nosso planejamento.
Quando definimos como a SPDATA gerenciaria os eventuais incidentes em casos de desastres, ou de outros incidentes disruptivos, assim como a forma como recuperaria suas atividades em prazo e níveis aceitáveis, não avaliamos um cenário que fosse capaz de afetar os negócios da empresa, de seus clientes e também de seus fornecedores ao mesmo tempo, em todo lugar.
As primeiras notícias da pandemia no Brasil, ainda em março de 2020, e as informações da experiência vivida pela Europa, nos trouxe preocupações com as possíveis repercussões. Imediatamente instalamos um Comitê de Crise, que reuniu lideranças das áreas de Operação, Jurídico, Gestão de Pessoas e Comercial. O objetivo era identificar e tratar rapidamente qualquer ponto novo que surgisse, com resposta rápida, uniforme e debatida em um conselho com visão macro sobre os impactos para a empresa.
As primeiras decisões do comitê consideraram as informações emitidas pela OMS e também pelo Ministério da Saúde, e apontavam para a necessidade de conscientizar a comunidade interna quanto a hábitos de higiene pessoais e cuidados gerais com uso compartilhado de objetos e aglomerações.
Iniciamos uma ampla campanha de divulgação para a conscientização da equipe e de visitantes, com e-mails, banners, cartazes e avisos em todas as áreas de circulação. Também promovemos alterações na estrutura, disponibilizando lavatórios extras no lobby de acesso à empresa, bem como álcool 70% em gel em todas as mesas.
Com o lamentável avanço da pandemia, e as alterações no funcionamento de cidades, iniciamos nosso processo de alocação de nossa equipe para trabalho remoto, home office. Um grande desafio, uma vez que parte de nosso trabalho é desenvolvido in loco em nossos clientes, e a outra parte desenvolve ações coletivas, internas, que envolvem discussões, testes e validações em grupos de trabalho.
Atuamos exclusivamente com o mercado da saúde, hospitais, clínicas e planos de saúde, e naquele momento, nossos clientes também apresentavam restrições para receber nossa equipe. Com projetos em andamento, prazos acordados vencendo, não havia outro cenário que não avançasse a continuidade das atividades em ambiente remoto.
Mais que uma preocupação com os projetos, importava naquele momento preservar nossos profissionais e a segurança de suas famílias. Nesse momento contamos, e aqui agradecemos, a parceria e a sensibilidade de nossos clientes, que reconheceram a gravidade do momento e a necessidade de encontrar alternativas seguras para a manutenção das atividades.
Com todos os desafios, rompemos as dificuldades de comunicação, estabelecemos novos padrões de trabalho e identificamos oportunidade de reinventar o método de implantação de sistemas, treinamento dos colaboradores e uma nova leitura de nossos processos.
Definimos novos parâmetros de controle e gestão de projetos, garantindo a manutenção da qualidade e a segurança das pessoas envolvidas. Observamos aumento importante em nossos resultados, uma vez que o tempo de deslocamento foi substituído por disponibilidade ao cliente.
Ao final de setembro de 2020, com a reabertura dos serviços, retomamos parte de nossas atividades para o ambiente interno, mantendo os cuidados de higiene, orientação e estrutura física adaptada. Alguns clientes retomaram suas atividades eletivas, e também tivemos condições de retomar com segurança nossas visitas.
Contudo, novamente nos vemos diante de um cenário de insegurança com o aumento de casos de contaminação. Entretanto, agora já possuímos os planos de resposta alinhados. A experiência adquirida em 2020 nos auxilia a ser mais assertivos nesse momento, que esperamos seja breve.
Um evento da proporção da pandemia era, até então, inimaginável. Nossos clientes foram impactados com o aumento de preço de materiais e medicamentos, dificuldade na contratação de profissionais, gerando um aumento nos absenteísmos e afastamentos, impactando na redução de atendimento. Elementos que comprometem a capacidade de investimento, e em alguns casos de manutenção da atividade.
Tomamos medidas ágeis para adequação dos nossos processos, ajustando nossas despesas e oferecendo ao mercado novas perspectivas de custo e investimento. A pandemia do COVID-19 ensinou que planejamentos são importantes, fundamentais. Contudo, ficou muito claro que é igualmente importante ter capacidade de adaptação rápida para a manutenção e alcance dos objetivos da instituição.
Não obstante a todas as dificuldades, alcançamos os principais objetivos traçados para 2020. Todas ações planejadas foram concluídas, tanto de desenvolvimento interno, assim como de atividades em clientes.
Por Comunicação e Marketing SPDATA
